Przedstawicielstwo w prawie polskim. Sporządzanie pełnomocnictw w NJ. Radca prawny Teofil Głębocki

• Pełnomocnictwo ogólne: umocowanie pełnomocnika następuje do zwykłego zarządu i zwykłych czynności wskazanych przez mocodawcę.
• Pełnomocnictwo szczególne: obejmuje zakres przekraczający zwykły zarząd, powinno być udzielone w formie pisemnej. Temu pełnomocnictwu chcę poświęcić więcej uwagi, ze względu na jego powszechność w stosunkach prawnych pomiędzy USA a Polską. Pomimo, że prawo polskie nie definiuje rodzajów takiego pełnomocnictwa, z mojej praktyki prawniczej należy wyróżnić następujące rodzaje pełnomocnictw sporządzanych przez mocodawców zamieszkałych lub przebywających w Ameryce:
• Pełnomocnictwo z Apostille: Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona została w Hadze dnia 5 października 1961 r. Stany Zjednoczone Ameryki ratyfikowały tą konwencję dnia 15 października 1981 r., Polska ratyfikowała 15 października 2004 r., konwencja weszła w życie 14 sierpnia 2005 r. Do czasu wejścia w życie tej Konwencji zagraniczne dokumenty sporządzane w USA były legalizowane przez polskie placówki dyplomatyczne i konsularne. W USA legalizację dokumentów oraz wydawanie i dołączanie Apostille dokonują Sekretarze Stanu w/g miejsca zamieszkania lub urzędowania Notariusza Publicznego. W Polsce właściwym do wydawania poświadczeń Apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Od czasu wejścia w życie Konwencji Haskiej, wszystkie pełnomocnictwa przenoszące własność nieruchomości i ruchomości w Polsce muszą mieć legalizację Apostille. Każde pełnomocnictwo powinno być sporządzone na piśmie z podpisem potwierdzonym notarialnie, a następnie przesłane do Sekretarza Stanu. Niektóre urzędy w Polsce wymagają dołączenia Apostille także do tzw. zwykłych pełnomocnictw. Pomimo, że prawo polskie tego nie nakazuje.
• Pełnomocnictwa zwykłe z notarialnym poświadczeniem podpisu – w sprawach nie przenoszących mienia, nie wymagane jest legalizacji poprzez dołączenie Apostille. Są to np. pełnomocnictwa do reprezentacji przed sądami, urzędami władzy i administracji państwowej, urzędami pocztowymi, skarbowymi, USC, władzami spółdzielni mieszkaniowych (z wyłączeniem przeniesienia własności mieszkania), dot. przyłączy elektryczności, gazu, wody.
• Pełnomocnictwa zwykłe(bez poświadczeń notarialnych) – niektóre instytucje państwowe lub samorządowe posiadają własne wzory pełnomocnictw, które można uzyskać ze stron internetowych. Niektóre z nich nie wymagają zarówno legalizacji Apostille, jak również poświadczenia notarialnego podpisu. Wystarczające jest wpisanie informacji w/g wzoru oraz przesłanie do tej instytucji.

Każde pełnomocnictwo może zostać skutecznie odwołanie w takim samym trybie jak zostało udzielone, skutkuje w dniu, kiedy pełnomocnik otrzymał to pełnomocnictwo, lub kiedy się o nim dowiedział. Czynność wykonana po tym terminie jest z mocy prawa jest nieważna, chyba, że mocodawca potwierdzi ważność tej czynności. Śmierć mocodawcy lub pełnomocnika powoduje wygaśnięcie pełnomocnictwa, chyba, że w stosunku prawnym zastrzeżono inaczej (pełnomocnictwo nieodwołalne na wypadek śmierci mocodawcy).

Pełnomocnik nie może być też drugą stroną w czynnościach prawnych, chyba, że wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy, np. pełnomocnik może dokonać w imieniu mocodawcy darowizny dla siebie, sprzedać mienie dla siebie.

Pełnomocnictwo powinno być sporządzone w formie aktu notarialnego, jeżeli czynność w Polsce ma być dokonana w takiej formie, jednak w USA pełnomocnictw nie sporządza się w formie aktów notarialnych, przepis ten jest na użytek krajowy.

• Pełnomocnictwo do doręczeń i procesowe – w sprawach sądowych i administracyjnych, po doręczeniu pierwszych dokumentów przez ten organ istnieje obowiązek wskazania pełnomocnika do doręczeń lub procesowego (adwokata lub radcę prawnego).
• Prokura – typ pełnomocnictwa udzielonego przez przedsiębiorcę podlega wpisowi do Cenrtalnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców KRS, szerokie uprawnienia prokurenta do prowadzenia działalności sądowej i pozasądowej związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Na zakończenie chciałbym szczególną uwgę zwrócić na treść i zakres pełnomocnictwa. Nie może być ogólne, albowiem daje możliwość działania pełnomocnikowi nie zawsze z wolą mocodawcy, ale też nie może ograniczać pełnomocnika do swobodnych działań w zakresie umocowania. Kilka przykładów: opieka nad lasem – skutki wycięty las, opieka nad domem – dom wynajęty, aby go odzyskać prowadziłem postępowanie eksmisyjne przez 2 lata, opieka gospodarstwem rolnym – gospodarstwo wydzierżawione bez zgody mocodawcy, brak powiadomienia organu o wyznaczeniu pełnomocnika – dalsze dokumenty pozostawiane w aktach sprawy bez doręczeń dokumentów i bez wiedzy o postępach w czynnościach sądowych lub administracyjnych.

Moja Kancelaria Prawnicza sporządza poprawnie wszystkie rodzaje pełnomocnictw, udziela szczegółowych informacji w tym zakresie, reprezentuje klientów w sprawach wynikłych z udzielonych pełnomocnictw.